Mail Merge (Surat Massal)

Dalam Penggunaan Fasilitas Mail Merge, kita menggunakan 2 buah file dokumen yang harus kita buat, yaitu :
1. File Dokumen Surat, dan
2. File Dokumen Data Penerima surat (Data surat)

Langkah dalam pengerjaan dapat dilakukan dimulai dari pembuatan File dokumen surat terlebih dahulu baru kita membuat File dokumen data nya, atau kita boleh juga sebaliknya.

Baik lah kalo begitu, dari pada memperpanjang muka dimah, hehehhee.... ce ile, kita langsung aja deh kalo begitu, mari kita mulai, langkah nya kita mulai dari mengerjakan File Dokumen Data penerima surat dahulu :

1. Membuat File Dokumen Data :
> Buat Lembar kerja baru
> Kemudian buat sebuah tabel dengan jumlah Kolom disesuaikan dengan jumlah Judul Data
atau disebut Field Name, Field Name tersebut pada umumnya ditandai dengan <<........>>
atau contoh potongan surat seperti dibawah ini :

Pekanbaru, 12 Januari 2010

Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Sdr/i : <>
<>

di
<>


Nah tanda seperti <<........>> diatas merupakan jumlah kolom, kalau disesuaikan dengan
potongan surat diatas berarti jumlah kolom untuk tabel adalah berjumlah 3 kolom dan
baris yaitu 2 baris saja.
> Berikutnya dibaris pertama Tabel isi Judul data tersebut, seperti contoh dibawah ini :






> Setelah itu SIMPAN dokumen data tersebut dengan nama Data.......

2. Membuat Dokumen Surat
> Buat sebuah lembar kerja baru lagi dan ketika surat hingga selesai seperti contoh dibawah
gambar dibawah ini :




> Jika telah selesai membuat surat, Dokumen tersebut di SIMPAN.

3. Menghubungkan File Dokumen surat dengan File Dokumen data penerima surat
> Klik menu Maillings - Klik Select Recipients - Klik Use Existing List
> Cari Posis atau lokasi file dokumen surat tersebut disimpan
> Jika File tersebut ketemu, klik file nya
> Klik tombol Open

4. Menyisipkan Field-field diantara surat
> Letakkan posisi Insertion Point (Kursor) pada daerah tanda <<......>>
> Lalu hapus tanda tersebut
> Klik menu Maillings - Klik Insert Merge Field
> Lalu klik salah satu nama Field yang muncul sesuai dengan penempatannya
> Lakukan hingga selesai

5. Menginput atau mengentry kan data-data penerima surat
> Klik Menu Maillings - Klik Edit Recipient List
> Pada Kotak Data Source, Klik Lokasi File Dokumen data penerima surat
> Klik tombol EDIT
> Pada Kotak Formulir pengetikkan data, ketik data yang dibutuhkan
dan apabila ingin menambah Data baru, klik tombol ADD NEW
> Jika telah selesai, klik tombol CLOSE dan klik tombol OK

6. Menampilkan Data Surat diantara surat
> Klik menu Maillings - Klik Preview Result

Atau anda bisa KLIK download File lengkapnya di bawah ini :

DOWNLOAD